Para que la IA sea útil hay que darle información de la empresa. La pregunta es cuál, y con qué cuidados. Esta guía da criterios prácticos; no reemplaza la asesoría de un abogado para su caso.
La regla general
Dele a la IA lo que le daría a un contratista externo para hacer esa misma tarea, y nada más. Si no le entregaría un documento a alguien de fuera de la empresa, tampoco lo pegue en un asistente.
Lo que normalmente puede usar
- Información pública de la empresa: servicios, portafolio, preguntas frecuentes, su sitio web.
- Precios y condiciones que ya comparte con clientes.
- Plantillas y documentos de ejemplo, sin los datos del cliente.
- Textos internos sin datos personales: procedimientos, guiones, notas de una reunión de equipo.
Lo que no debe entrar
- Contraseñas, claves de acceso y números de tarjeta o de cuenta.
- Datos personales que la tarea no necesita: cédulas, celulares y correos personales, direcciones.
- Datos sensibles: salud, afiliación sindical, orientación sexual, datos biométricos, información de menores.
- Información confidencial que le hayan confiado: contratos con cláusula de reserva, estados financieros de un cliente.
Un buen hábito: antes de pegar un documento, reemplace nombres y números por "Cliente A" o "XXXX". Para la mayoría de las tareas (redactar, resumir, ordenar) el resultado es igual de útil.
Qué dice la ley en Colombia
Los datos personales están protegidos por la Ley 1581 de 2012 (habeas data): solo se pueden usar con autorización del titular, para la finalidad que se le informó y con medidas de seguridad. Usar un asistente con IA no cambia esas reglas.
En agosto de 2024 la Superintendencia de Industria y Comercio publicó la Circular Externa 002 de 2024, con lineamientos para tratar datos personales en sistemas de IA. Entre otras cosas, pide usar solo los datos estrictamente necesarios, garantizar la seguridad de la información y evaluar los riesgos antes de usar estos sistemas con datos personales.
En febrero de 2025 el país aprobó su Política Nacional de Inteligencia Artificial (CONPES 4144), y en el Congreso hay proyectos de ley para regular la IA. Al cierre de esta guía no encontramos una ley general de IA aprobada, así que las reglas que aplican hoy son, sobre todo, las de protección de datos.
Revise la configuración de su cuenta
Cada asistente maneja distinto lo que usted escribe. Antes de usarlo con información de la empresa, revise:
- Si sus conversaciones se usan para entrenar el modelo. En muchos servicios se puede desactivar en la configuración, y en los planes para empresas suele venir desactivado. Confírmelo en los términos de su plan.
- Quién más ve las conversaciones. En cuentas compartidas o de equipo, otros pueden verlas.
- Cuánto tiempo se guardan y cómo borrarlas.
Use una cuenta de la empresa, no la personal de cada empleado: así la empresa controla la configuración y puede cerrar el acceso cuando alguien se va.
Antes de que la IA hable con sus clientes
Si va a usar la IA para responder clientes o para procesar sus datos (por ejemplo, un asistente en WhatsApp o en su sitio web), el cuidado es mayor: su política de tratamiento de datos debe contemplarlo, el cliente debe saber que habla con un sistema automático y una persona debe poder tomar la conversación. Es un buen momento para revisarlo con su asesor legal antes de lanzar.